Júliustól elektronikusan kapják a vállalkozók a közüzemi számláikat

A 2025. július 1-ei kormányrendeletek módosítását követően minden vállalkozás kizárólag elektronikus formában kap közüzemi számlákat, melyek archiválása is kötelező.

Minden olyan vállalkozó, aki rendelkezik közüzemi szerződéssel 2025. július 1-jén megjelent 273/2007. (X. 19.) Kormányrendeletet és a 19/2009. (I. 30.) Kormányrendeletet követően a villamosenergia-kereskedő és az elosztó, illetve a földgázkereskedő és a rendszerüzemeltető kizárólag elektronikus számlát bocsát ki a részére. A változás nemcsak a számlázás módját érinti, hanem azt is, hogy hogyan kell a kapott elektronikus közüzemi számlákat megőrizni.

A Billingo Blog ismerteti, kikre vonatkozik a kötelező archiválás:

A kötelező archiválás minden vállalkozást érint, függetlenül annak cégformájától. Ez alól csak egy speciális eset képez kivételt: az egyéni vállalkozók, akik magánszemélyként kötötték a közüzemi szolgáltatói szerződéseiket.

Összefoglalva:

  • Gazdasági társaságok (Kft., Bt., stb.): Minden esetben kötelező a közüzemi számlák archiválása.
  • Egyéni vállalkozók: Ha vállalkozói minőségükben kötöttek közüzemi szerződést, akkor rájuk is vonatkozik a kötelezettség.
  • Egyéni vállalkozók magánszemélyként kötött szerződéssel: Ebben az esetben nincs archiválási kötelezettség.

Fintech Világa legújabb adásában Érczfalvi András műsorvezető és Siklós Bence, a Peak tanácsadója Ángyán Balázzsal, a Számlázz.hu ügyvezetőjével beszélgettek a témában.

Elmondták, hogy fontos tudni, mi tekinthető digitális/elektronikus számlának. A jogi megfelelés mellett a kifinomult digitális csalások elterjedése miatt is érdemes tisztában lenni a formátummal. A digitális számla nem csupán egy e-mailben érkező PDF-fájl. Jogilag csak akkor tekinthető érvényesnek, ha 

  • elektronikusan kerül kibocsátásra, továbbításra és befogadásra
  • elektronikus formában archiválják, nem elegendő a kinyomtatott verzió, 
  • az archiválás jogszabályi követelményeknek felel meg: olvashatóság, változatlanság, visszakereshetőség, biztonságos tárolás. 

Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője szerint 

  • a legtöbb digitális számlázási rendszer alapvetően nem felel meg az archiválási követelményeknek, 
  • a Számlázz.hu #profi csomagja viszont képes letölteni a NAV-tól bejövő számlák adatait, és azokat a felhasználó kérésére archiválja is, 
  • ehhez azonban az ügyfélnek fel kell töltenie az e-mailben kapott számlaképet (a PDF-et) a rendszerbe. Ezzel már biztosított a törvény szerinti archiválás, és a számlák 13 évig megőrzésre kerülnek

A vállalkozóknak ellenőrizniük kell, hogy a szolgáltatóknál milyen e-mail-címmel szerepelnek. Fel kell készülniük, hogy júliustól már nem érkezik papíralapú számla. Gondoskodniuk kell arról, hogy a digitális archiválás megfeleljen a jogszabályoknak. 

Jogszabályi helyek:

1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól 3. § (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

273/2007. (X. 19.) Korm. rendelet a villamos energiáról szóló 2007. évi LXXXVI. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról 21/B. § (1a) bekezdés A villamosenergia-kereskedő és az elosztó a nem lakossági felhasználó részére kizárólag elektronikus számlát bocsát ki.

19/2009. (I. 30.) Korm. rendelet a földgázellátásról szóló 2008. évi XL. törvény rendelkezéseinek végrehajtásáról 115/E. § (1a) bekezdése A földgázkereskedő és a rendszerüzemeltető a nem lakossági felhasználó részére, továbbá a rendszerüzemeltető a földgázkereskedő részére kizárólag elektronikus számlát bocsát ki.

További hírek